Mientras el comején acaba con la memoria histórica de La Guajira, Gobernación paga sanción por $12.000.000

El archivo de la Gobernación de La Guajira se encuentra en deplorables condiciones, y el comején está acabando con todo a su paso.

La Guajira
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El comején es el ‘residente’ de honor en la Gobernación de La Guajira. Su alimento preferido son los documentos que reposan en un cuarto que se conoce como el archivo. Siempre está acompañado de otros insectos que hacen de las suyas en su lugar preferido y donde permanecen desde hace ya varios años.

El comején no da tregua y sigue paseándose como Pedro por su casa en la sede. Ese amigo silencioso de los funcionarios ha hecho hasta para vender, al punto que el nuevo gobernador de La Guajira, Nemesio Roys Garzón, se encontró con una súper noticia: su administración de dos semanas, ya debe 24 millones de pesos por una sanción impuesta por el Gobierno nacional por el incumplimiento de los parámetros establecidos en la Ley General de Archivos.

La situación calificada de insólita tiene que ver con la inexistencia de una estructura física para el archivo documental.

Las instalaciones actuales no son óptimas para adelantar una gestión documental adecuada, que permita una mejor administración. Por el no cumplimiento de estos parámetros, establecidos en la Ley General de Archivos, el Departamento afronta una sanción pecuniaria de $12.000.000 “por semana”, lo que quiere decir que en lo que ha transcurrido de 2020, la Gobernación ya acumula una deuda de $24.000.000. Lo más preocupante es que hasta que no se tomen las medidas correctivas, dicha sanción continuará creciendo cada ocho días

El panorama no puede ser más desalentador. Los archivos del Departamento no poseen seguridad alguna, existen hongos de todo tipo, la humedad ha deteriorado las carpetas y el comején está acabando con la memoria histórica de la Gobernación.

Por otro lado, muchas de las carpetas que hoy reposan tienen los documentos incompletos, adicionalmente, todos los archivos físicos de 2016 fueron retirados por los organismos de control y en la Gobernación no hay copias digitales que permitan hacer seguimiento a la información, para continuar con una correcta administración.

Quienes adelantan diligencias para obtener su pensión, enfrentan una terrible situación, ya que no se tiene acceso a la información necesaria para dichos trámites, no hay un adecuado historial laboral y en muchos casos se hace imposible su reconstrucción. Esta inseguridad en la información, ha significado para el Departamento pagar importantes sumas de dinero, por concepto de las demandas que ha perdido, originando un detrimento al patrimonio departamental.

En la Gobernación no hay copias digitales que permitan hacer seguimiento a la información, lo que dificulta ciertos procesos.

 

Las enfermedades

A todo lo anterior se suma otra situación preocupante, ya que estos archivos se han convertido en un foco de enfermedades para los funcionarios que día a día deben manipular estos documentos, lo cual disminuye la productividad de los servidores quienes a diario se enfrentan con carpetas llenas de polvo, hongos e insectos.

Un buen archivo va más allá del correcto manejo de la información y de la optimización de procesos contractuales y administrativos en pro de la eficacia y la eficiencia, ya que con el paso de los años, contribuyen con el fortalecimiento de la transparencia del sector público; al mantenimiento del patrimonio cultural y documental de la nación; y a la protección del medio ambiente, por medio de políticas enfocadas a la digitalización de la información.

Es de anotar que la falta de gestión documental es un hallazgo recurrente e histórico que enfrenta el Departamento, pues en todas las auditorías que se han practicado por la Contraloría General de la República, se recomienda realizar planes de mejora, los cuales han sido fallidos.

El gobernador

Gran reto tendrá que afrontar el nuevo gobernador de La Guajira, Nemesio Roys Garzón, a quien desde ya le corresponderá emprender acciones orientadas a subsanar esta lamentable situación.

Roys Garzón tiene hoy la inmensa responsabilidad de procurar que la administración departamental cuente con un archivo moderno, digitalizado porque los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, pública y cultural del Estado y la administración de justicia, como lo indica la Ley General de Archivos.

Adicionalmente debe desarrollar todas las acciones que sean pertinentes para llegar a un acuerdo sustancial con el Archivo General de la Nación, sobre la sanción de doce millones de pesos semanal que hoy pesa sobre la administración departamental por no manejar adecuadamente su parte documental. Destruir el comején que sigue comiendo en el cuarto de archivo de la Gobernación, es tal vez una de las primeras tareas que debe emprender el mandatario departamental, si realmente se quiere preservar parte de la vida documental de la administración pública de La Guajira.

Ley General de Archivos

La ley 594 de 2000, define el archivo como el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

El archivo público es el conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura, es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total: concepto de hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental: medios en los cuales se conoce la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

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